Die Bewertung des Mandantenstamms ist ein wichtiges Thema, wenn ein Steuerberater seine Kanzlei verkaufen will. Manchmal nähert man sich den Mandanten aber von der anderen Seite, wenn man sich neu um eine Kanzlei kümmert. Dazu kam jetzt eine sehr konkrete Frage bei uns an. Sinngemäß: Wie ist das eigentlich mit den offenen Rechnungen bei der Übernahme einer Kanzlei?
„noch viele Gebührenrechnungen“
Wir sind derzeit mit der Kanzleiabwicklung eines verstorbenen Kollegen beauftragt. Die Kanzlei wird von uns übernommen werden.
Nach meinen Feststellungen müssen noch viele Gebührenrechnungen für Leistungen des verstorbenen Kollegen erstellt werden.
Damit wir hier nicht den Aufwand des Gebühreneinzugs erledigen müssen, fragen wir an, ob Sie solche Leistungen ebenfalls annehmen.
„Die StBVS kann Ihnen helfen“
Die Anfrage haben wir im Rahmen eines längeren Telefonats geklärt und dabei auch nur ein paar andere Punkte angeschnitten. Für das hier zitierte Anliegen reichen im Blog aber drei kurze Antworten aus
- Zur rechtlichen Frage: Wir dürfen –basierend auf § 64 Abs. 2 StBerG – „einfach so“ das Honorarmanagement übernehmen. Dennoch kann ein kurzer Brief an die Mandanten nicht schaden.
- Zum organisatorischen Aspekt: Selbstredend übernehmen wir für alle alten Rechnungen den Aufwand, die Gebühren einzufordern. Das schafft den Freiraum, sich ganz auf die Zukunft der Kanzlei zu konzentrieren.
- Bonus für die Liquidität: Für einen Teil dieser Rechnungen (genauer: bis 60 Tage rückwirkend) können wir auf Wunsch sogar die Vorfinanzierung übernehmen. Das führt zu sofortiger Liquidität.
Die nächste Frage ist dann…
… wie die Außenstandsübernahme konkret umgesetzt wird. Operativ läuft es so ab:
- Mit der StBVS wird ein Vertrag unterzeichnet, dass wir das Honorarmanagement steuern.
- Danach informieren Sie Ihre Mandanten darüber, dass das Honorarmanagement unter Einbeziehung der bestehenden Außenstände an uns ausgelagert wird. Allein diese Ankündigung führt dazu, dass viele Mandanten die offenen Rechnungen direkt an Sie zahlen.
- Sollten dann zum Zeitpunkt der Umstellung noch Rechnungen unbezahlt geblieben sein, überlassen Sie uns diese. Wir versenden die Rechnungen dann erneut an Ihre Mandanten und fügen ein Merkblatt bei, auf dem wir uns als Ihre Verrechnungsstelle vorstellen. Gleichzeitig erläutern wir, warum die Rechnung ein zweites Mal an der Mandanten versandt wurde.
- Die Fristen bei den Außenständen sind die gleichen wie bei den frischen Rechnungen. Es kommt nicht darauf an, dass eine alte Rechnung sofort bezahlt wird
Ähnlich sieht das dann auch bei zukünftigen Honorarrechnungen aus, nur dass hier die Sache mit dem Sofortausgleich von Rechnungen und dank der DATEV-Schnittstelle noch etwas schneller bzw. komfortabler laufen.