Die junge Kanzlei hat kurz nach der Gründung ein stürmisches Wachstum hingelegt, das bis heute anhält. In den ersten beiden Jahren konnten die Inhaber das Honorarmanagement noch nebenbei erledigen. Als den beiden Steuerberatern nicht mehr genug Zeit für das Honorarmanagement blieb, stiegen die Außenstände an.
Ausgangslage
Lösung
Vertragsschluss
Anfang Januar 2015 nahmen die Inhaber Kontakt zu uns auf und schlossen einen Rahmenvertrag mit uns ab, der neben den Aufgaben als Verrechnungsstelle auch eine Übernahme der bestehenden Außenstände beinhaltete. Als Vertragsbeginn wurde der 1. Februar 2015 vereinbart.
Information der Mandanten
Auch wenn eine formale Einwilligung der Mandanten zur Abrechnung über uns nicht notwendig ist, entschieden sich die Inhaber, die Mandanten über die Umstellung der Abrechnung zu informieren. Gleichzeitig fügten sie dem Rundschreiben eine Liste der offenen Rechnungen bei und baten um deren Ausgleich bis Ende Januar 2015.
Übernahme der bestehenden Außenstände
Am 1. Februar wurden dann von der StBVS alle noch offenen Rechnungen erneut an die Mandanten mit dem Hinweis versandt, dass die Abrechnung nun über StBVS erfolgen würde. Die betroffenen Mandanten erhielten für den Rechnungsausgleich drei Wochen Zeit. Im Gegenzug erhielt die Kanzlei Rechnungsgegenwerte in Höhe von fast € 150.000 zwei Tage nach Einreichung als Gutschrift auf ihrem Bankkonto.
Die meisten Mandanten zahlten die erneut versandten Rechnungen innerhalb der gesetzten Frist, in zwei Fällen wurden Ratenzahlungsvereinbarungen abgeschlossen. Bei einer geringen Anzahl von Rechnungen musste an den Rechnungsausgleich Anfang März erinnert werden. Bei einem Mandanten ließen sich ein Mahnbescheid nicht vermeiden, da dieser auf Tauchstation gegangen war.
Übernahme des Honorarmanagements für laufende Rechnungen
Alle ab dem 1. Februar 2015 erstellten Rechnungen ohne SEPA-Mandat werden seitdem über uns abgewickelt. Hierzu stellte die Kanzlei die geschriebenen Rechnungen der StBVS zur Verfügung, wir leiten sie dann mit einem Vorblatt an die Mandanten weiter. Auf dem Vorblatt wird auf den Einzug durch die Verrechnungsstelle hingewiesen und auf Einzelheiten zu den Zahlungsmodalitäten eingegangen (Zahlungsziel, Kontaktdaten bei Rückfragen, Bankverbindung).
Aus Sicht des Mandanten werden dadurch Ausgleich der Rechnung und das eigentliche Mandat voneinander entkoppelt. Ein eigener Rechnungsversand durch die Kanzlei ist nicht mehr notwendig. Die Mandanten erhalten ein Zahlungsziel von drei Wochen und werden am 30. nach Rechnungsversand an den Ausgleich erinnert. Nach weiteren 30 Tagen erfolgt dann eine Mahnung. Nur in Ausnahmefällen musste die Kanzlei bislang vor die Entscheidung gestellt werden, die Rechtsverfolgung einzuleiten.
Aufgrund des durch StBVS bereit gestellten „Cockpits“ hat die Kanzlei weiterhin einen vollständigen und aktuellen Einblick über das Zahlungsverhalten der Mandanten.
Reaktion der Mandanten
Fast ausnahmslos alle Mandanten haben die Umstellung als Entscheidung der Kanzlei akzeptiert, vielen war das Verfahren bereits von den eigenen Ärzten bekannt. Zwei Mandanten haben das Mandat gekündigt.
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