Wer als Steuerberater seine Kanzlei eröffnet, muss eine Reihe von Hausaufgaben machen: Dazu gehören am Anfang u.a. die Themen Büroräume, Mitarbeiter und Gehalt . Für den langfristigen Erfolg braucht es aber auch eine Strategie für IT-Sicherheit, den Aufbau des Mandantenstamms und die Finanzierung bzw. das Honorarmanagement.
IT und Telekommunikation
Der Standard-PC mit Betriebssystem und Office-Anwendungen ist nur die halbe Miete, eigentlich sogar weniger. Gleiches gilt für einen Telefon- und Internetanschluss. Die Kosten sind überschaubar und gerade am Anfang muss es noch keine komplexe Telefonanlage sein. Aber die notwendige Spezialsoftware für Steuerberater und die allgemeine IT-Sicherheit sind schon zwei größere Themen.
Speziell DATEV und vergleichbare Software sollten Gründer, die aus einer Anstellung kommen, bereits kennen. Welche (variable) Paketlösung die bessere ist, wollen wir nicht beurteilen – aufgrund unserer DATEV-Schnittstelle haben wir aber eine klare Präferenz… Während Steuerberater in dieser Frage aber noch selbst tätig werden können, braucht es zum Aufsetzen von Firewall, Verschlüsselung, der Erfüllung digitaler Aufbewahrungspflichten und einer technischen Struktur für den Datenaustausch mit Mandanten üblicherweise Experten.
Wir empfehlen hier unbedingt, Fachleute zu Rate zu ziehen. Wenn am Anfang Murks gemacht wird, kann das zu Beginn zwar mit Work-arounds geradegezogen werden, aber mit der Zeit wird das immer aufwendiger, schwieriger und teurer. Anders formuliert: Folgefehler potenzieren sich.
Marketing
Ausgaben im werblichen Bereich stehen auch gleich zu Beginn an – und fortlaufend. Wer unter Marketing ausschließlich eine gedruckte Anzeige im örtlichen Wochenblatt versteht, hat einen etwas zu engen Begriff von Marketing für Steuerberater. Tatsächlich fällt alles darunter, was werblichen Maßnahmen bzw. der Selbstdarstellung dient.
Es fängt bei der Frage an, ob die eigene Kanzlei ein Logo haben soll, geht über die Gestaltung von Briefpapier und Visitenkarte (und natürlich den Druck in entsprechender Auflage) bis hin zur eigenen Website. All das sind sichtbare und wichtige Zeichen nach außen.
Speziell zur Website: Das Web ist für die allermeisten User die erste (und oft genug gleichzeitig die letzte) Anlaufstelle. Wer nicht im Internet präsent ist, existiert auch außerhalb nicht. Und da Google die wichtigste Suchmaschine auf dem deutschen Markt ist, muss die zukünftige Website unbedingt für Mobilgeräte optimiert sein, selbst wenn die Zugriffe nur zur Bürozeiten von Desktop-PCs erfolgen. Andernfalls gibt es fiese Punktabzüge von Google. Ansonsten sollten in die monatliche Planung auch Budgets für Anzeigen in Suchmaschinen, auf speziellen Plattformen und gegebenenfalls bei Social-Media-Anbietern eingehen.
Aber unabhängig davon, wer angesprochen werden soll: Jeder neue Mandant muss im Wortsinn neu angeworben werden. Das Standesrecht ist da ziemlich eindeutig, dass aus einer Anstellung heraus keine bestehenden Mandanten in die eigene Kanzlei „mitgenommen“ werden dürfen.
Finanzierung / Honorarmanagement
Damit kommen wir jetzt zu unserem Spezialgebiet: Finanzierung. Wir gehen jetzt davon aus, dass a) eine gewisse Reserve vorhanden ist, um die initialen Kosten zu stemmen, b) im Idealfall auch genügend Rücklagen, um die unvermeidbaren Durstrecken am Anfang zu überwinden, und c) der Business Plan sorgfältig mit zukünftige Einnahmen zur Deckung der laufenden Kosten kalkuliert.
Den Punkt mit der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) als dem relevanten Rahmen werden wir jetzt nicht ausbreiten. Das hätte etwas von den häufig zitierten Eulen und der Stadt Athen…
Insofern können wir an dieser Stelle nur einen guten Rat geben: Steuerberater sind keine Bank. Sie erbringen ihre Leistung und haben ein Anrecht darauf, zeitnah bezahlt zu werden. Also müssen die Honorarrechnungen vergleichsweise schnell gestellt werden. Und wenn das Geld nicht fristgerecht eingeht, muss ebenso konsequent nachgehakt werden. Solche nachgelagerten Backoffice-Tätigkeiten liegen zwar außerhalb der Kernkompetenz von Steuerberatern, gehören aber zum Pflichtprogramm.
Allerdings gibt es auch für Gründer eine Alternative: Sie delegieren ihre Honorarrechnungen an einen Spezialisten. Die derzeit in den Gründer- und Wirtschaftsmedien populären sogenannten Fintech-Startups, die Factoring für Freiberufler anbieten, fallen aus standesrechtlichen Gründen meist von vornherein aus. Das Steuerberatungsgesetz setzt in § 64, Abs. 2 klare Bedingungen: Beim Anbieter muss die gleiche Verschwiegenheit wie beim Steuerberater gegeben sein.
Und damit kommen wir zu einem kurzen eigenwerblichen Teil, bei dem auch junge Kanzleigründer genau mitlesen sollten: Die StBVS erfüllt die vorgenannten Bedingungen, daher braucht es auch keine Einverständniserklärung der Mandanten. Über die reine Finanzierungsfunktion (wir gleichen Honorare grundsätzlich am nächsten Tag aus) handeln wir als Verrechnungsstelle für Steuerberater und entlasten damit im Alltag. Außerdem geben wir Gründern Sonderkonditionen, die sich positiv auf die Liquidität auswirken. Wenn Steuerberater durchstarten, nützt uns das langfristig ja auch.