Lieber mit hohem Zeitaufwand eine Lösung für ein komplexes steuerliches Problem suchen oder doch eine Viertelstunde investieren, um zwei Mandanten zu mahnen?
Meiner Erfahrung nach ist das eine rhetorische Frage: Denn durch die Blume erzählen fast alle Steuerberater, dass Inkasso nicht ihre Leidenschaft ist. Steuergesetze und einschlägige Urteile machen einfach mehr Spaß, während Zahlungsüberwachung und Mahnwesen das notwendige Übel sind. Mitarbeiter, Mieten und Rechnungen wollen aber bezahlt werden. Da heißt es wahlweise, in den sauren Apfel zu beißen oder das Honorarmanagement auszulagern.
Eine elegante Lösung stellt das offene Verfahren dar. Um was es sich dabei handelt, haben Sie ja schon gesehen, wenn Sie über unser Glossar auf riesragmbh.dvs.ag auf diesem Blog-Artikel gelandet sind. Falls nicht, hier der Kernsatz: „Beim offenen Verfahren wird der Mandant transparent über die Einschaltung einer Verrechnungsstelle informiert; der Rechnungsversand erfolgt durch die Verrechnungsstelle.“
Was sich in der Praxis aber hinter diesem Satz verbirgt, erläutern wir nachfolgend. Anstatt uns in akademischen Abstraktionen zu ergehen, beschreiben wir der Einfachheit halber unsere Binnensicht, weil wir unsere Abläufe bis in das kleinste Rädchen kennen.
Der Anfang: Sie informieren Ihren Mandanten und beraten ihn dann nur noch steuerlich
Ganz am Anfang steht der Mandant: Ob es sich um einen langjährigen Mandanten handelt oder er erstmals in Ihre Kanzlei kommt, spielt keine Rolle. Wichtig ist erst einmal die Frage, ob Sie das Honorarmanagement auslagern wollen. Falls ja, ist die Rechtslage eindeutig: „Die Abtretung von Gebührenforderungen oder die Übertragung ihrer Einziehung an [Rechtsanwälte oder Rechtsanwaltsgesellschaften] ist auch ohne Zustimmung des Mandanten zulässig“, so § 64, Abs. 2 Steuerberatungsgesetz.
Eine Einwilligung Ihres Mandanten muss also nicht vorliegen, wenn Sie auf eine Verrechnungsstelle als ausgelagertes Honorarmanagement setzen. Wir empfehlen aber die offene Information der Mandanten aus zwei Gründen: Einerseits sind Verrechnungsstellen aus dem ärztlichen Umfeld bekannt und positiv besetzt, andererseits wissen Mandanten die Transparenz zu schätzen und entkoppeln sofort Ihr Beratungsmandat vom Rechnungsausgleich.
Die Honorarabwicklung: Wir kümmern uns um alles Weitere
Anschließend können Sie sich ganz auf die Beratung konzentrieren. Sie müssen lediglich die Rechnungen an uns schicken, bevorzugt per Web-Schnittstelle oder Software. Per E-Mail geht auch, aber das ist für alle Seiten aufwändiger.
Alle weiteren Schritte im offenen Verfahren liegen dann bei uns. Nachdem alle notwendigen Daten vorliegen, erhält Ihr Mandant die Rechnung. Beim offenen Verfahren leiten wir dazu den Ausdruck weiter und ergänzen es um ein Deckblatt. Dank einer leistungsfähigen Druckstraße, die ihren individuellen Briefkopf auch im Vierfarbdruck ermöglicht, läuft das bei uns automatisch ab.
Anschließend teilen sich die Rechnungsempfänger in vier Gruppen auf:
- Sofort-Zahler: Sie überweisen den Rechnungsbetrag innerhalb der Frist und haben keine Einwände.
- Zahlungsverzug: Wird die Rechnung innerhalb der Frist nicht ausgeglichen, verschicken wir nach 30 Tagen eine Erinnerung.
- Erneuter Zahlungsverzug: Verstreicht auch die zweite Frist, folgt nach insgesamt 60 Tagen eine Mahnung.
- Honorarklage: Liegt nach weiteren 30 Tagen kein Zahlungseingang vor, ist eine Honorarklage möglich.
Austausch mit einigen Mandanten notwendig
Viele Schritte in diesem Verfahren sind automatisiert, beispielsweise die Überwachung des Zahlungseingangs oder der Versand einer Mahnung. Da Rechnungen auch ohne böse Absicht einfach mal vergessen werden, erzielt eine erste freundliche Zahlungserinnerung schnell ihre Wirkung.
Mehr Aufwand fällt an, wenn der Mandant Einwendungen gegen die Rechnungen äußert. Dann ist der Austausch mit dem Steuerberater notwendig, um Rechnungen auch begründet durchsetzen zu können.
Aber auch wenn grundsätzliche Einigkeit über die Forderung besteht, kann unsererseits ein intensiver Austausch mit Ihren Mandanten stattfinden. Dies ist immer dann der Fall, wenn äußere Umstände zu einer individuellen Zahlungsvereinbarung führen – dies können Stundungen ebenso wie Ratenzahlungen sein.
Erfolgt überhaupt keine Einigung, sind alle Voraussetzungen für eine Honorarklage gegeben. Sollte es soweit sein, stimmen wir uns mit Ihnen über das weitere Vorgehen ab. Es liegt dann in Ihrer Hand, ob Sie uns die weitere Verfolgung überlassen oder die Rechnung zurückkaufen.
Die positiven Effekte der Entkopplung von Beratung und Rechnung
Einen Punkt hatten wir bislang noch nicht erwähnt, obwohl er ziemlich früh im offenen Verfahren angesiedelt ist: Wir zahlen innerhalb eines Werktages 100% der angekauften Summe einer Rechnung aus – unabhängig davon, wann der Mandant zahlt. Das ist ein extrem einfaches Cash-Management und sichert Ihnen planbare Liquidität.
Außerdem haben Sie den Kopf frei fürs Kerngeschäft, wenn Sie Ihr Honorarmanagement auslagern. Wir behalten Zahlungseingänge im Blicke und klären Zahlungsziele. Die Erfahrung zeigt übrigens, dass viele Mandanten der Verrechnungsstelle schneller das Geld anweisen als vorher dem Steuerberater. Wir werden als der Dienstleister wahrgenommen, der sich rein professionell mit dem Thema beschäftigt. Anders als Sie kann man uns eben nicht im Sportverein oder beim Kirchgang treffen.
Daraus ergibt sich der nächste positive Effekt des offenen Verfahrens: Sie bleiben der Berater und in der Rolle des Vertrauten. Für Zahlungserinnerungen und Mahnungen als den weniger angenehmen Teil des Miteinanders sind dann wir zuständig.