Bei langfristig laufenden Mandaten mit wiederkehrenden Aufgaben und – das ist das wichtigste – stets gleich lautenden Rechnungsbeträgen könnte zwar monatlich eine neue Rechnung gestellt werden. Aber sinnvoll ist das nicht. Die Ausstellung einer Dauerrechnung ist an dieser Stelle eine administrative Erleichterung, die unbedingt zu empfehlen ist. Eine weitere Erleichterung ist nun durch die StBVS möglich.
Update bei der StBVS: mehr Service für Steuerberater
Viele Steuerberater rechnen die monatliche Buchführung für Ihre Mandanten in immer gleich bleibenden Beträgen ab – jeden Monat mit einer neuen eigenen Rechnung. Manche von ihnen nutzen hierzu das Instrument der Dauerrechnung.
Vor kurzem haben wir unser System so aufgestellt, dass wir unsere Kunden bei der Verwaltung der Dauerrechnungen unterstützen. In der Praxis heißt: Steuerberater können nun auch ihre Dauerrechnungen bei uns einreichen. Um die Sache einfach zu halten, bieten wir ausschließlich monatliche Dauerrechnungen an. Abweichende Termine bitten wir Sie, selbst zu verwalten.
Einrichtung von Dauerrechnungen: nur wenige Schritte
Um den ganzen Vorgang einzurichten, sind aus Kundensicht nur zwei Schritte nötig:
- Im Kundenbereich wird die Dauerrechnung bei uns eingereicht. Dabei wird mitgeteilt, wie lange die Rechnung gültig sein soll.
- Anschließend senden wir die erstellte Dauerrechnung an den Mandanten zusammen mit einem Anschreiben. Auf diesem erläutern wir, dass diese Rechnung nunmehr monatlich zu zahlen ist. Wir fügen zudem ein vorausgefülltes SEPA-Mandat bei, das vom Mandanten nur noch zu ergänzen und an uns zurück zu schicken ist. Der Einzug wird dann von uns überwacht
Damit ist die Einrichtung aus Kundensicht erledigt, die weitere Schritte – die Arbeit als Verrechnungsstelle – liegen bei uns:
- Wir zahlen die initiale Dauerrechnung wie gewohnt am Tage nach der Einreichung aus. Die jeweiligen monatlichen Folgerechnungen buchen wir zum Monatsultimo ein und zahlen sie dann aus.
- Wir übernehmen die Überwachung des Zahlungseingangs für die Dauerrechnungen und erinnern und mahnen den fehlenden Ausgleich in gewohnter Weise an.
Dauerrechnung: ein praktisches Beispiel
Ein Steuerberater stellt seinem Mandanten für die laufende monatliche Buchhaltung und die Gehaltsabrechnungen eine Dauerrechnung in Höhe von € 1.190,00 monatlich für das gesamte laufende Jahr. Der Mandant hat keine Einzugsermächtigung erteilt.
Der Ablauf ist dann wie folgt:
- Einreichung: Die Dauerrechnung wird am 22. April bei uns eingereicht. Der Mandant erhält zusammen mit der Rechnung ein Anschreiben zur Erläuterung der Vorgehensweise und ein vorausgefertigtes SEPA-Mandat. Die Rechnung ist fällig am 12. Mai, ein ggf. durchzuführender Lastschrifteinzug erfolgt am 19. Mai. Zahlt der Mandant die Rechnung nicht, erhält er am 22. Mai eine Erinnerung.
- Erste Folgerechnung: Die erste Folgerechnung überweisen wir am 30. Mai, die Fälligkeit für den Mandanten ist der 21. Juni mit Erinnerung am 31. Juni bei Nichtzahlung.
- Weitere Folgerechnungen: Sie haben als Datum jeweils den Ultimo der Monate Juni bis Dezember.
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