Was sagt das Gesetz?
Der Gesetzgeber hat sich bezüglich der Vorschussanforderung erfreulich kurz gehalten. § 8 der StBVV lautet schlicht: „Der Steuerberater kann von seinem Auftraggeber für die entstandenen und die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen einen angemessenen Vorschuß fordern.“ Die Norm bietet nicht viel mehr, aber eben auch nicht weniger als einen klagbaren Anspruch des Steuerberaters gegen seinen Mandanten auf Zahlung eines Vorschusses bis zur Höhe der voraussichtlich anfallenden Gebühren. Tatsächlich unterliegt die Vorschussanforderung keinen zwingenden Formalien, insbesondere gelten die strengen Vorgaben des § 9 StBVV nicht. Theoretisch reichte es also aus, den Mandanten etwa mündlich aufzufordern, einen Betrag X anzuzahlen. In der Arbeitswirklichkeit bietet sich aus diversen Gründen jedoch an, ordentliche Vorschussrechnungen zu erstellen. Gerade gewerbliche Mandanten erwarten eine solche Rechnung in der Regel, allein schon zum reibungslosen Vorsteuerabzug. Für Vorschüsse gilt im Übrigen die Mindest-Ist-Besteuerung, sodass im schlimmsten Fall eine doppelte Inanspruchnahme durch das Finanzamt droht, wenn der Umsatzsteuerausweis in der Vorschussrechnung nicht ordentlich erfolgt.
Die größten Fehlerquellen
Obwohl keinerlei zwingende Formalien zu beachten sind, liegt die größte und gefährlichste Fehlerquelle in der Formulierung der Vorschussrechnung. Hier ist wirklich absolute Vorsicht geboten. Ein besonders schwerwiegender Fehler, der uns (erstaunlicherweise) immer wieder begegnet ist die falsche Bezeichnung einer Vorschussanforderung, z.B. gerne als „monatliche Pauschale“, „monatlicher Betrag“ oder ähnliche Stilblüten. Wenn der Steuerberater derlei Formulierungen verwendet, gehen der Mandant und jeder Zivilrichter im Honorarprozess davon aus, dass eben keine Vorschüsse abgerechnet wurden sondern Pauschalen. Das gilt selbst dann, wenn es im Steuerberatervertrag anders geregelt wird und tatsächlich gar keine Pauschalen vereinbart wurden. Eine Schlussabrechnung unter Anrechnung der Vorschüsse ist bei der Verwendung solcher Formulierungen nicht mehr möglich. Der Steuerberater ist dann an die unkorrekte Bezeichnung gebunden, ohne Wenn und Aber. Die unbezahlte Schlussrechnung ist in diesen Fällen dann der Punkt, an dem der Steuerberater seinen Fehler bemerkt. Ratsam sind daher eindeutige Begriffe wie „Vorschuss“, „A-Konto“ oder „Vorauszahlung“ – Kreativität wird in diesem Fall nicht belohnt. Eine weitere Gefahr lauert in der Festlegung auf einen Gebührensatz schon in der ansonsten ordnungsgemäßen Vorschussrechnung: So ist es nach wie vor sehr weit verbreitet, in einer Vorschussrechnung die Kalkulation des Vorschusses durch Angabe eines Zehntelsatzes (oder einer Zeitangabe bei Zeitgebühren) offenzulegen. Die Vorschussrechnung unterscheidet sich dann strukturell überhaupt nicht von einer Schlussrechnung, außer dem Wort „Vorschuss“ und möglicherweise noch der Angabe von § 8 StBVV. Von einer solch detaillierten Vorschussanforderung raten wir grundsätzlich ab! Hintergrund ist, dass Teile der Gerichtsbarkeit – insbesondere bei „Dauervorschussrechnungen“, etwa für die monatliche Buchführung – davon ausgehen, dass mit der Nennung des Zehntelsatzes oder eines Zeitkontingents bereits eine Bindung des Steuerberaters eintritt. Die Rechtsfolge wäre dann, dass die im Rahmen der Vorschussrechnung (vermeintlich) ausgeübte Gebührenbemessung nicht mehr nachträglich korrigiert werden kann. Hinsichtlich der Zeitgebühren soll eine Bindung hinsichtlich der kalkulierten Bearbeitungszeit eintreten. Wir halten diese Rechtsprechung aus vielerlei Gründen für vollständig verfehlt. So findet bei einer Vorschussanforderung bereits denklogisch schon keine Gebührenbemessung statt, da die maßgeblichen Kriterien wie Aufwand und Schwierigkeit noch nicht feststehen. Im Übrigen halten wir die zusätzliche Transparenz für im Interesse des Mandanten erstrebenswert. Gleichwohl ist diese Tendenz in der Rechtsprechung natürlich zu beachten, weswegen wir an dieser Stelle eben zur Vorsicht mahnen. Daher gilt: Verzichten Sie in Ihrer Vorschussanforderung auf unnötige Details. Es reicht aus, wenn neben dem Wort „Vorschuss“ eine ungefähre Angabe der bevorschussten Tätigkeit erfolgt und der zu zahlende Betrag ausgewiesen wird.